Протокол заседания эпк образец

Рубрики Наша практика

Протокол заседания экспертной комиссии

Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.

Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
(УФС по РИКБ по Липецкой области)

ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
23 декабря 2014 года № 3

    1. О рассмотрении проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.
    Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.

2. О рассмотрении номенклатуры дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.

3. О рассмотрении описи дел по личному составу за 2010—2011 годы.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.

4. О рассмотрении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.

1. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – о подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Проинформировала обо всех внесенных изменениях в данный документ. Предложила согласовать представленную Инструкцию по делопроизводству.

РЕШИЛИ:
1.1. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.

1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) направить проект Инструкции по делопроизводству на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.

2. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2015 год.

РЕШИЛИ:
2.1. Согласовать номенклатуру дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.

3. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – представила на рассмотрение годовые разделы описи дел по личному составу за 2010—2011 годы. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Предложила согласовать рассмотренную опись дел.

РЕШИЛИ:
3.1. Согласовать опись дел по личному составу за 2010—2011 годы.

3.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.

4. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – проинформировала о составлении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 2009—2010 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Предложила согласовать акт.

РЕШИЛИ:
4.1. Согласовать акт от 30.11.2014 № 1 о выделении документов к уничтожению.

4.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Тушкан Э.Ф.) уничтожить документы, не подлежащие хранению. Срок – I квартал 2015 года.

Председательствующий В.И. Дротиков

Секретарь Л.Л. Суздальская

Приведенный пример протокола заседания экспертной комиссии доступен для скачивания в формате doc.

Организации, которые не передают документы на государственное хранение (не являются источником комплектования госархива) могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Поэтому пункты решений по данному вопросу указанным организациям следует исключить из протокола заседания экспертной комиссии.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Документирование деятельности экспертной комиссии в организации

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления.

План работы экспертной комиссии

Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, «План работы экспертной комиссии по проверке состояния документационного обеспечения управления на 20… год».

Скачать пример общего плана можно здесь.

Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее – по необходимости.

Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.

Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.

Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:

  • акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
  • акты о неисправимых повреждениях документов.

Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.

На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.

Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.

Протокол заседания ЭК

Каждое заседание ЭК протоколируется. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии.

Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь.

Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.

В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год.

Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Образец протокола заседания экспертной комиссии

Чем занимается экспертная комиссия?

Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг должен быть зафиксирован в письменном виде. Кроме того, те документы, которые направляются в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления и компоновки.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

  • документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов;
  • представители подразделений;
  • служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

  • выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
  • отбором бумаг, необходимых для работы в данный момент;
  • изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.

Оформление протокола

Унифицированной формы для этого акта не существует. Поэтому при его составлении можно использовать фирменный бланк предприятия, а текст составить в свободной форме.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов указывается:

  • дата и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам нужно присваивать номера);
  • ФИО и должности присутствующих;
  • вопросы повестки дня;
  • краткое содержание выступлений по каждому из вопросов;
  • результаты принятых решений;
  • подписи председательствующего и секретаря.

Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Протокол заседания экспертной комиссии по документационному обеспечению

Экспертная комиссия организации создается для проведения экспертизы документов, образующихся в результате деятельности организации. В состав экспертной комиссии должны входить квалифицированные сотрудники основных структурных подразделений организации, знакомые с содержанием, составом, ценностью документов. В состав комиссии должен входить человек, ответственный за архив организации.

Задачи экспертной комиссии

Задачами экспертной комиссии являются:

  • отбор документов, которые имеют научное, политическое, культурное, хозяйственное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственный архив;
  • выборка документов, имеющих практическое значение, на временное хранение;
  • уничтожение документов, утративших практическое значение и не представляющих научной ценности;
  • определение или изменение сроков хранения документов;
  • рассмотрение описей и перечней ценных дел.

Протокол заседания экспертной комиссии

Результатом работы экспертной комиссии является протокол заседания. В нем фиксируется информация о ходе и результатах проведения экспертизы дел.

Унифицированной формы для данного документа не предусмотрено, поэтому форма протокола заседания комиссии утверждается в организации самостоятельно.

Обычно ведение протокола заседания возлагается на секретаря либо — по решению председателя комиссии — на одного из ее членов.

В типовом образце протоколе экспертной комиссии по документационному обеспечению, как правило, фиксируется:

  • дата проведения заседания и номер документа;
  • ФИО и должность участников комиссии;
  • повестка дня;
  • краткое содержание выступлений по каждому из вопросов повестки дня;
  • результаты голосования, количество голосов «за» и «против» решений по вопросам повестки дня.

Оформленный протокол подписывается председателем и секретарем комиссии.

Результатом работы становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Протоколы заседаний экспертной комиссии имеют постоянный срок хранения (согласно приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

Данная работа ведется в организации постоянно и заключается в изучении документов с целью установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов согласно нормативно-методическим требованиям проводится поэтапно:

Для человека несведущего в архивном деле все вышесказанное может показаться довольно неподъемным занятием. На самом деле справиться с поставленной задачей не так уж и сложно. Я расскажу вам обо всем по порядку.

Вот здесь посмотрите список нормативно-методических документов, на основании которых ведется работа.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг.

Экспертная комиссия организации

Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. С примерами приказа о создании экспертной комиссии, приказа об изменении состава экспертной комиссии вы можете ознакомиться в разделе «Образцы приказов» данного сайта.

В обязательном порядке разрабатывается положение об экспертной комиссии организации. За основу можете принять приведенный образец положения (файл doc).

В экспертную комиссию следует включить хотя бы трех человек: ответственного за ведение архива обязательно и для оптимальной работы специалистов из различных направлений деятельности. Хотя в небольшой фирме выбор часто сужается до бухгалтера и секретаря. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.

Заседания экспертной комиссии организации проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов. Посмотрите на пример протокола заседания экспертной комиссии. Он включает все основные вопросы, встречающиеся в ее деятельности: о рассмотрении архивных описей дел, акта о выделении к уничтожению документов, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

Проведение экспертизы ценности документов

Каждый год в структурных подразделениях проводится отбор документов постоянного и временного (> 10 лет) хранения для передачи в архив организации, решается вопрос о дальнейшем хранении дел с временными сроками (

Добрый день, Евгения! Спасибо, что отвечаете на наши вопросы (порой повторяющиеся, но все же. ). Получила задание организовать архивное хранение документов в организации, где ранее архив никак не велся. Нет ни номенклатур, ни описей, ничего. Зато много документов, требующих обработки. Посоветуйте, за что в первую очередь браться. Из своих соображений, чувствую, что надо сначала понять, что можно уничтожить в связи с истечением сроков хранения. Для этого надо создать приказ об ЭК и положение о её работе. То есть начать хотя бы с избавления от ненужного. Так? Или все-таки первый шаг — это не комиссия, а что-то другое?

Здравствуйте! Начать надо с образования ЭК (приказ о создании ЭК) и разработки и утверждения положения об ЭК, т.к. без экспертной комиссии вы не можете согласовать описи дел и акт на уничтожение документов. Далее Вам надо разобрать все документы на 3 категории: постоянного хранения, долговременного хранения (включая документы по личному составу) и временного хранения. Затем разобрать документы по годам и приступать к обработке. Имейте ввиду, что списывать документы с истекшими сроками хранения можно только после утверждения описей дел за эти годы!

Евгения, посоветуйте, что сделать в первую очередь созданной ЭК при отсутствии номенклатуры дел за все года? Сразу проводить оценку документов в отделах (составлять описи для сдачи дел в архив и выделения к уничтожению) или все-таки разработать номенклатуру на текущий год, а только после этого браться за разбор документов в отделах? Спасибо.

Здравствуйте! Лучше сначала разработать номенклатуру дел. Она позволит Вам ориентироваться в массиве документов и дел.

Евгения, здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в отделах в одно дело формируют различные документы по одной тематике, с одним сроком хранения — постоянно, то что ставить в графе срок хранения по перечню? Статей, применительно такому делу много. Например, есть дело «Документы (распоряжения, заключения, постановления. ) по охране почвы». Вроде бы одновременно и к перечню 2010 года можно отнести и НТД касается тоже. Знаю, что основное — это соблюдение срока хранения, но как ссылаться на статьи, если к одному делу их применить можно несколько? Спасибо.

Здравствуйте! Разумеется, можно ссылаться на несколько статей перечня при условии, что срок хранения у них один.

Здравствуйте, Евгения. скажите пожалуйста, чем отличается экспертная комиссия от центральной экспертной комиссии, а также надо ли создавать обе эти комиссии в одной организации. если нет, то какую предпочтительнее.

Здравствуйте! В организации, имеющей несколько подведомственных организаций, создается ЦЭК. В обычной организации – только ЭК.

Здравствуйте. У меня есть один проблемный препод с очень высокими требованиями. На какие вопросы мне нужно найти ответы чтобы рассчитаться с ней? (экспертиза ценности, комплектование, научно-справочный аппарат)

Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, в чём Ваша проблема? Вам надо сдать зачет по архивному делу?

Здравствуйте, Евгения. Спасибо, что ответили на мой предыдущий вопрос. Хотела у Вас поинтересоваться:

1) что такое ХДРУ и где оно находится;

2) какие документы в описях дел постоянного хранения относятся к первичным отчетам.

1) Не понимаю, о каком ХДРУ идет речь?

2) Первичные отчеты не включаются в опись дел постоянного хранения.

Здравствуйте. Каков должен быть состав ЭК и количество членов ЭК, если в организации есть архив, секретариат и еще несколько подразделений, которые являются сдатчиками дел в архив?

Здравствуйте! Оптимальный состав ЭК для небольшой организации – 5 человек. Председателем ЭК рекомендуется назначать заместителя руководителя, секретарем – представителя делопроизводственной службы или архива.

Обязательно ли количество должно быть нечетным? Если да, то есть ли какой-то законодательный документ говорящий об этом? Мое руководство хочет иметь четное количество участников

Здравствуйте! Никакого нормативного акта, тем более, законодательного, по этому поводу нет. Просто принято в любой комиссии, где решения принимаются простым большинством голосов, назначать нечетное число членов комиссии, это целесообразно при голосовании.

Здравствуйте. Евгения, скажите пожалуйста где можно посмотреть образец Соглашения о сотрудничестве в области архивного дела и какие сопроводительные документы к нему требуются. Спасибо за Ваши ответы.

Здравствуйте! На сайте «Архивы России» (www.rusarchives.ru). Если ваша организация является (планируется стать) источником комплектования государственного архива, то лучше непосредственно обратиться в этот архив. Они предложат готовую форму.

Здравствуйте! ответьте пожалуйста кратко. Какой документ входит в систему распорядительной документации? Какой бланк документа применяют при оформлении внутренней докладной записки? по какой схеме строится текст распорядительного документа? На каких документах простовляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»? спасибо за ответ!

Здравствуйте! Правила оформления распорядительных документов подробно изложены на сайте. Там же есть образцы (бланки) документов, в том числе докладной записки. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на всех поступающих (входящих) документах.

здравствуйте, Евгения. посоветуйте, где можно посмотреть и сравнить положения о ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) и ЭК (Экспертной комиссии)? В чем их существенное отличие?

Здравствуйте! Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 №19. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. Посмотрите на _rusarchives.ru. Отличие простое: ЦЭК создаются в министерствах, ведомствах и организациях, имеющих подведомственную сеть, они контролируют работу ЭК подведомственных организаций и оказывают им методическую помощь. ЭК создаются в организациях, не имеющих подведомственной сети.

Здравствуйте, Евгения, подскажите, пожалуйста, следующее:

1) могут ли архивы структурных подразделений, которые находятся в других населенных пунктах, заключать «Соглашения о сотрудничестве в области архивного дела» с Архивами администраций соответствующих районов, если они (мы) являются источниками комплектования Государственного архива (ГА) и согласовываем с ЭПК ГА необходимые документы — НД, Положение об архиве, Положение о ЭК и др.;

2) если могут, то следует ли нам предоставлять на согласование Архивам администраций все выше перечисленные документы, в т. ч. Инструкцию по делопроизводству (ИД) и какую, созданную у нас или утвержденную в вышестоящем органе?

Спасибо за Ваши ответы!

Здравствуйте! Вы не пишете, что за организация (федеральная, региональная?). Без этого трудно дать консультацию. А вообще подобные вопросы решает уполномоченный орган в области архивного дела в регионе на основании Закона 125-ФЗ.

нужно ли составлять акт если дела не уничтожаются?

Акт составляется при отборе дел с истекшими сроками хранения к уничтожению. А если дела не уничтожаются, зачем же тогда составлять акт?

Наша организация не является источником комплектования архива. Собираемся уничтожить приказы главка, отчеты НИР 30-тилетней давности. Ценности и актуальности они не имеют. Наука давно ушла вперед. Изменились нормативы, ГОСТы и т.д. В какой последовательности это можно сделать? Сначала отразить в протоколе заседания экспертной комиссии сроки хранения (по Перечню 2010 г — постоянно) 10 лет? Затем внести в акт на уничтожение, сославшись на протокол заседания ЭК? Что написать в протоколе? Заранее благодарна.

Здравствуйте! Сначала надо составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Основанием для отбора документов к уничтожению являются перечни документов с указанием сроков хранения, действующие на момент создания документов. Поэтому Вам следует ссылаться на «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), более ранний – за 1969 год. Если Ваша организация не является источником комплектования государственного архива, надо смотреть 4 графу перечня (отчеты по НИР – до минования надобности). Приказы вышестоящих организаций также хранятся до минования надобности. Если документы утратили практическое значение, можно включать их в акт. В акте ссылка делается на перечень, а не на протокол ЭК!

Все-таки не понятно. Если в перечне за 1974 год (например) в ст. 689 а) (Тематические отчеты по завершенным темам НИР ) в графе для организаций, документы которых не поступают в госархив, стоит ПРОЧЕРК, а в графе для организаций, документы которых ПОСТУПАЮТ в госархив, стоит срок «постоянно», как поступить нам? Сколько хранить? Мы не являемся источником комплектации госархива. Если уничтожать указанные документы, то как ссылаться на статью?

Здравствуйте! 4-я графа предназначена для организаций вспомогательного и обслуживающего характера. Прочерк означает, что документы, указанные в статье, в данных организациях не образовываются, например, отчеты по темам НИР. В советское время все научно-исследовательские и проектные институты входили в список источников комплектования либо ЦГА НТД, либо областных государственных архивов. Здесь надо разбираться. Вы не пишете название организации, без этого трудно точно что-либо ответить. Возможно, раньше ваша организация являлась источником комплектования государственного архива, и первые экземпляры отчетов уже переданы на госхранение. Или же это какие-то промежуточные (этапные) отчеты, тогда срок их хранения в соответствии со ст. 1309-в перечня 1989 г. — ДМН.

Здравствуйте! Объясните, пожалуйста, в чём разница научно-технической обработки документов и экспертизе научной и практической ценности документов?

Здравствуйте! Экспертиза ценности документов – это установление сроков хранения документов и определение их ценности в целях отбора на долговременное, в том числе — государственное хранение, либо на уничтожение. Научно-техническая обработка документов – это оформление документов для долговременного, в том числе, постоянного хранения. Она включает в себя экспертизу ценности документов, в том числе полистную, составление заголовков дел, а также техническую обработку (переплет или подшивку дел, нумерацию листов, оформление обложек дел и др.).

При формировании Положения об экспертной комиссии, я взяла за основу приведенный здесь образец. В нем постоянно упоминается «ваше курирующее архивное учреждение» и «ЭПК Название вашего архивного учреждения».

Правильно ли я понимаю, что для нас, как ООО данное архивное учреждение упоминать в Положение не нужно? Т.к. обращаться и взаимодействовать мы с ним не будем.

Здравствуйте! Если Ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, вы не должны согласовывать положение об ЭК с архивным учреждением, соответственно, пункты о взаимодействии с архивным учреждением надо убрать, о чем написано в пояснении к положению (размещено перед положением).

Здравствуйте, Евгения! пожалуйста помогите, пишу дипломную работу, расскажите про Нормативно-правовое регулирование экспертизы ценности документов в Российской Федерации

Здравствуйте! Так это всё равно, что всю дипломную работу написать. В рамках комментариев это невозможно.

Здравствуйте, Евгения! подскажите, пожалуйста, каким статьям по Перечню 2010 года соответствуют Документы товарно-материальных ценностей и Документы движения имущества? Спасибо.

Здравствуйте! Вы не указываете, какие конкретно документы Вас интересуют, посмотрите ст. 424-435.

Подскажите, пожалуйста, обязательно ли в негосударственной организации создавать экспертную комиссию. Формулировка в «Основных правилах. » кажется не совсем однозначной.

Какую ответственность несет организация, если ЭК нет? Спасибо.

Здравствуйте! ЭК необходима не просто для проформы, а для работы. Например, как вы будете уничтожать документы с истекшими сроками хранения? Не возлагать же ответственность на одного человека.

Разумеется, при отсутствии ЭК никакие санкции к вам не применят. Однако в случае какого-либо конфликта могут проверить соблюдение процедуры. Например, судебные или налоговые органы запросили документы, которые у вас уже уничтожены. Вам необходимо предъявить акт на уничтожение. Если он неправильно оформлен, например, нет согласования ЭК, акт могут посчитать недействительным.

Здравствуйте, спасибо за очень полезные, подробные и профессиональные разъяснения. Но меня все равно мучает вопрос: кто и на основании чего решает: быть организации источником комплектования госархива или нет? Наша организация — Медицинский центр федерального подчинения — ранее с архивом не сотрудничала, ЭК нет, да и номенклатуры тоже. Решили навести порядок в делопроизводстве, и при написании Положения об ЭК возник такой вопрос. Второй вопрос: может ли быть своя номенклатура у секретаря (нет канцелярии)? В общем, на кого «повесить» все журналы регистрации входящих/исходящих документов, приказов и т.д. ?

Здравствуйте! Решение о включении организации в список источников комплектования принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного органа региона. В свою очередь, они руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно Закону государственные органы, органы местного самоуправления включаются в список источников комплектования в обязательном порядке. По решению ЭПК в этот список включаются также государственные и муниципальные организации, частные организации, документы которых представляют научно-историческую ценность (наиболее значимые для региона организации).

В организации составляется сводная номенклатура дел. Документы секретариата можно выделить в соответствующем структурном подразделении (к которому относится секретарь), либо в начале номенклатуры выделить раздел «Руководство», куда включить приказы по основной деятельности, регистрационные журналы и пр.

Здравствуйте! В нашей компании организована ЭК, есть Положение, регламентирующее ее работу. Но с увольнением зам. ГД мы остались без Председателя ЭК. Других замов у ГД нет и в Администрации никто не понимает суть работы экспертизы цен. документов. В составе ЭК: специалист отдела кадров (единств. должность), ст. бухгалтер, юрисконсульт, секретарь ЭК — секр. -делопроизводитель, который все мероприятия комиссии проводит (протоколы, акты и др.). Вопрос: кого можно назначить председателем? Предлагают секретаря-делопроизводителя. Можно? Заранее признательна.

Здравствуйте! Поскольку секретарь-делопроизводитель выполняет всю текущую работу ЭК, оформляет все документы, его лучше назначить секретарем ЭК, а на должность председателя подошел бы юрисконсульт. Здесь надо учитывать ещё опыт работы специалиста.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, обязательно ли нужен план работы комиссии?

Здравствуйте! Если в положении об ЭК указано, что комиссия работает в соответствии с планом работы (как в типовом положении), то план надо составлять.

Я работаю в государственном учреждении здравоохранения «диспансере». 4 года назад всех нас признали источниками комплектования архива. В ходе работы возникли трудности. Первая, основная, у нас нет помещений под архив, из-за этого нет возможности корректно и в соблюдении правил работать с архивными документами. Второе, документы учреждения не имеют документов представляющих историческую ценность и уникальность. В третьих, так как мы подшефная организация, сведения о нас хранятся, как в Министерстве здравоохранения так и МИАЦ. Подскажите, как лучше поступить, направить письмо в гос.архив города с просьбой о выходе из комплектования госархива (и как тогда составить письмо). Либо — есть ли возможность сократить номенклатуру до минимума: документы личного состава (отдел кадров) и документы бухгалтерии, если есть такая возможность, то на что ссылаться. Заранее благодарна за ответ.

Здравствуйте! Все эти вопросы Вам надо решать с государственным архивом. Могу только высказать свои соображения. Во-первых, отсутствие помещения под архив не является основанием для исключения организации из списка источников комплектования. Архив – это не архивохранилище, а прежде всего, документальный фонд. Вопрос с помещением, конечно, надо решать, но для начала можно приобрести запираемые шкафы и установить их в удобном месте. Тем более, документы по личному составу вы обязаны хранить в течение 75 лет, а их объем, как правило, значительно превышает количество документов постоянного хранения.

По поводу исторической ценности документов. Организация включается в список источников комплектования государственного архива только после изучения и экспертизы ценности документов специалистами архивного органа и последующего решения ЭПК. Вышестоящая организация не может отражать все документы подведомственной организации. Как правило, это только отчетность.

Ваше право написать письмо об исключении из списка, но решение по государственной организации всё равно будет за государственным архивом.

«Сократить» номенклатуру дел – это уже совсем абсурд. Вы должны включать в номенклатуру дел все заводимые в учреждении дела, это для вашего удобства. Кроме того, вас может проверить по этому вопросу вышестоящая организация. Насколько мне известно, в последнее время Минздрав уделяет большое внимание вопросам делопроизводства и архива.

Здравствуйте! Как мне известно, поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы должны быть рассмотрены на ее заседании не позднее чем через 10 дней. Какие могут быть последствия в случае несоблюдения этих сроков?

Здравствуйте! Действительно, в примерном положении об экспертной комиссии есть такое требование. Очевидно, чтобы ЭК не затягивала рассмотрение документов, что может привести к несвоевременному утверждению номенклатуры дел, нарушению сроков согласования и утверждения описей дел на ЭПК (ЭПМК). Если же Вы имеете в виду какие-либо санкции, то это решает руководитель организации.

Подскажите, пожалуйста, положение об ЭК и об архиве необходимо посылать на рассмотрение в архив организации, так? А какой порядок этого рассмотрения, ведь на документе нет соответствующего грифа для подписей. Утверждать их приказом можно только после рассмотрения или до?

И второй вопрос, действующим примерным положением об ЭК считается документ 95 года, в котором предписано акты об уничтожении направлять на утверждение в архив организации, тогда как в Правилах в форме акта такого грифа опять-таки не предусмотрено. Как быть?

И вообще допускается ли опускать «неудобные» части Примерного положения, касающиеся например сроков заседаний, работы по планам и тп.

Здравствуйте! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то положения об архиве и ЭК направляются на согласование в соответствующий архив (не в архив организации, как пишете Вы). Положения утверждаются руководством после согласования их ЭПК соответствующего архивного учреждения. В примерном положении нет указания на отметку о согласовании с ЭПК, так как не все организации обязаны представлять эти положения на рассмотрение соответствующего архивного учреждения, а только те, которые передают на хранение документы в соответствующий государственный или муниципальный архив. Акты о выделении к уничтожению дел на рассмотрение в архивный орган не представляются. В Правилах написано, что акты могут быть утверждены только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК архивного учреждения (п. 2.4.4.). Опять же, это касается только организаций, включенных в список источников комплектования.

Вопрос по составу комиссии: у нас в службе делопроизводства я одна — офис-менеджер, в комиссию включаю руководителей юридической службы, службы управления персоналом, главного бухгалтера, себя ставлю секретарем комиссии. Может ли секретарь комиссии по приказу разрабатывать само положение по ЭК.

И еще вопрос: у нас группа компаний, где есть управляющая компания (где я собственно и работаю) и подведомственные компании. Необходимо в каждой компании создавать комиссию или достаточно создать ЦЭК в управляющей компании? Тогда как указать и где, что ЦЭК является одной на всех?

Здравствуйте! Обычно секретарь комиссии, занимающийся в соответствии с должностными обязанностями делопроизводством, и разрабатывает положение об ЭК. Это нормально.

Если создается ЦЭК, то в каждой подведомственной компании создаются ЭК, либо создается одна общая ЭК для всего объединения (холдинга). Всё зависит от объема документооборота.

Здравствуйте! У меня такой вопрос. Я сейчас готовлю описи дел за 2011 год. У кадровика запросила документы — приказы по личному составу, она мне не выдала их, запросила, чтобы была проведена экспертиза экспертной комиссией. Могу ли я сама без ЭК отсортировать их. ЭК у нас была создана в 2008 году, с тех пор произошли изменения по составу — уволился зам. председателя. Если кадровик права, что не выдает документы, то с чего мне начинать, посоветуйте. И еще вопрос — наша организация является государственным органом, нужно ли акт на уничтожение заверять в архиве. Спасибо

Здравствуйте! Экспертная комиссия согласовывает уже подготовленные документы. Если состав ЭК изменился, надо внести изменения в приказ. Чтобы обеспечить легитимность проведения экспертизы ценности (отбора) документов, подготовьте приказ о проведении упорядочения документов за 2011 год, назначив ответственного за подготовку документов и обязав руководителей структурных подразделений передать дела для обработки (упорядочения). Акты организаций о выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению архивные органы не рассматривают. Однако по Правилам уничтожать документы можно только после утверждения описей дел постоянного хранения.

Добрый день! Интересная статья. У меня такой вопрос: как часто нужно менять положение ЭК? Только при каких-либо изменениях или по истечению какого-то периода (3, 5 лет)? Спасибо.

Здравствуйте! Положение об ЭК пересматривается только в случае каких-либо изменений (может действовать в течение многих лет).

Еще такой вопрос: Если при составлении описи не вошли некоторые дела в соответствие с номенклатурой, нужно написать пояснительную записку. Она должна быть в произвольном виде, или можно найти образец в правилах?

Здравствуйте! К описи дел составляется предисловие, во второй части которого дается информация о составе документов фонда. Здесь и надо пояснить, какие дела отсутствуют и по какой причине (утрачены, не заводились в делопроизводстве и т.д.), эти пояснения делаются в произвольной форме.

У нас из состава ЭК выбыл один член комиссии (уволился). Нужно ли как-либо отражать эти изменения в приказе, или можно обойтись 4 оставшимися членами комиссии и никак это не обговаривать?

Благодарю за ответ!

Здравствуйте! Надо внести изменение в приказ о создании ЭК, введя нового члена комиссии взамен уволенного. Порядок внесения изменений в приказ и образец приказа о внесении изменений есть на сайте.

Здравствуйте. Специалист по кадрам дала мне документы к уничтожению. Из этих папок документы постоянного хранения уже были выбраны. Остались со сроком хранения 3 года. И вот возник вопрос. Как правильно поступить. Я так понимаю, что нужно составить акт на уничтожение и затем вынести его на ЭК. Кадровик говорит, сначала эти документы вынести на рассмотрение ЭК, а потом составлять акт на уничтожение. Подскажите как правильно поступить, и еще она говорит составить приказ, чтобы уничтожение производила ЭК. Верно ли это. Спасибо

Здравствуйте! Сначала составляется акт, затем акт выносится на рассмотрение ЭК. После его утверждает руководитель. Затем документы можно уничтожать.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, алгоритм взаимодействия ЦЭК и ЭК. Везде написано, что они взаимодействуют, но не ясно как. Что рассматривает и курирует ЦЭК, а что может самостоятельно решить ЭК? Нужно ли согласовывать акты на уничтожение, одобренные ЭК, с ЦЭК? Заранее большое спасибо.

Здравствуйте! Все эти моменты должны быть прописаны в положениях об ЭК и ЦЭК конкретных организаций. Ориентироваться надо на Примерные положения об ЭК и ЦЭК. В практике работы обычно ЦЭК согласовывают все документы, одобренные ЭК, в том числе акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, понять, что такое описи дел, которые подлежат уничтожению. Что в них вписывать? Или образец где можно посмотреть. В интернете кроме образцов актов ничего не нашла. Спасибо!

Здравствуйте! При отборе к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения составляется акт, описи не составляются, каждое дело не переписывается. Если Вы видели форму акта, то в 5 графе (номер ед. хр. по описи) указываются дела с истекшими сроками хранения, включенные ранее в описи, в 4 графе указывается номер описи. Например, протоколы аттестационной комиссии (срок хранения 15 лет) за 2000 год в 2016 году можно уничтожить. Ранее они были включены в опись дел по личному составу, тогда в акте в 4 графе указывается номер описи, в 5 графе указываются номера дел по описи. Если таких дел (включенных в описи) при отборе дел к уничтожению нет, то графы 4 и 5 акта не заполняются.

Будьте добры, подскажите, если в организации работает 1 человек — директор ООО, то как проводить процедуру уничтожения документов? Нужно ли назначать экспертную комиссию, и в каком тогда составе она будет?

Здравствуйте! Естественно, в этом случае экспертная комиссия не создается. Акт составляет и утверждает директор.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, где можно скачать образец Положения об архиве? Спасибо!

Здравствуйте! В следующей статье о ведении архива.