Как написать письмо без адресата

Рубрики Наша практика

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: » Уважаемый. «. Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата . Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: » господа инвалиды «, » господа беженцы «, » господа безработные «. В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение , которым до 1917 г. было парное обращение » сударь — сударыня » ( милостивый государь — милостивая государыня ).

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами » Дорогой + имя » или » Уважаемый + фамилия «, например:

Уважаемый господин Васильев!
Уважаемый г-н Иванов!
Уважаемый Алексей Степанович, .
Дорогая Ирина Петровна!

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы , после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной .

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах , а также при адресовании письма юридическому лицу . В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: » Уважаемый господин директор! «, » Уважаемый господин посол! «. К судьям обращаются » Ваша честь! «

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым . Однако писать и говорить » Господин + титул + фамилия » принято только в Германии.

Слова » Господин » и » Госпожа » не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: » Глубокоуважаемый. «, » Многоуважаемый. «, например » Глубокоуважаемый Николай Васильевич! «

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений , в качестве обращения используется слово » гражданин «.

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:

Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!

Учимся писать деловые письма

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, N 4

УЧИМСЯ ПИСАТЬ ПИСЬМА

Автор объясняет правила составления деловых писем, практикуемых в службе персонала, останавливается на классификации, дает рекомендации по стилю изложения текста документа.

Не нужно думать, что составление и оформление деловых писем — исключительная обязанность секретаря организации. С деловыми письмами на практике приходится сталкиваться сотрудникам самых разных специальностей. Вот и менеджер по персоналу регулярно отправляет и получает письма от кадровых агентств, поставщиков услуг и др. Но вот задумывается ли каждый из нас, насколько правильно мы это делаем? По тому, какое письмо мы держим перед глазами, можно заочно судить о его отправителе и в целом об организации. Неграмотно оформленное, содержащее большое количество ошибок письмо может безнадежно испортить вашу репутацию, уронить ваш авторитет в глазах руководства и коллег. Мы не ставим нашей задачей получение кадровиком глубокого представления об особенностях составления этого вида документа, но все же основные правила назовем.

Письмо — один из наиболее употребляемых видов документации. Надо признать, что не существует единой установленной классификации деловых писем. Поскольку основное назначение письма — это передача информации, то чаще всего письма классифицируют по тому, какая именно информация в нем содержится. Это может быть:

— письмо-напоминание и др.

В практике работы службы персонала чаще всего встречаются письмо-резюме (и сопроводительное к нему письмо), рекомендательное письмо, письмо-запрос, письмо-уведомление, письмо-благодарность, письмо-отказ.

Обобщая этот перечень, можно сказать, что менеджер по персоналу наиболее часто готовит письма в трех случаях:

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также граждан;

Есть ли разница между понятиями «деловое письмо» и «служебное письмо»? Да, есть. Термин «деловое письмо» обычно применяется для обозначения писем негосударственных организаций, предприятий и учреждений, а термин «служебное письмо» — для обозначения писем государственных организаций, предприятий и учреждений.

Словарь кадрового делопроизводства. Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

Особенности подготовки проектов деловых писем

Если вашей задачей стало составление письма, то не начинайте его создание сразу с оформления. Большее внимание уделите содержательной стороне.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко.

Начните с решения вопроса о том, о чем будет ваше письмо. Задумайтесь: о чем хотят узнать из вашего письма его получатели? Ведь вам не нравится читать письма «ни о чем»? Чтобы ваше письмо не было таким же, продумайте, какую мысль вы хотите донести до сведения адресата. Зафиксируйте ее в блокноте или на черновике. Теперь можно обрамлять основную мысль подробностями и деталями.

Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

В идеале структура письма должна позволять выделить в нем три основные части: вводную часть, констатирующую (или отчетную) часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.

Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т. п.

Служебная часть содержания письма, как правило, включает:

— обращение к адресату;

— заключительную формулу вежливости;

Под приветствием подразумевается начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая ту же функцию, что и устное приветствие собеседника при непосредственном общении с ним (при личной встрече или по телефону).

Функциональное значение приветствия весьма велико: при помощи несложной вводной формулировки автор письма уже в первой строке послания свидетельствует адресату свое уважение. Это не просто производит на последнего благоприятное впечатление, но и в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками служебно-деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного диалога.

Лид-абзац — первый абзац письма, включающий, как правило, не более одного предложения. Функциональное значение лид-абзаца заключается в пояснении мотивов и темы послания и, в-третьих, в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания.

Текст письма должен иметь логическое завершение. Поэтому особое внимание уделите заключительной части текста. Документ не должен обрываться на полуслове, смысл послания должен иметь законченный вид.

В заключительной части текста должны содержаться:

— вывод, подытоживающий сказанное в основной части письма;

— просьба (требование, указание) к адресату от имени автора или организации (третьего лица), интересы которой он в данном случае представляет;

— указание на характер ожиданий автора послания.

Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Она выполняет ту же функцию, что и устное прощание (и предшествующие ему слова) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону).

Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания (впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата).

Подпись является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма.

Функциональное назначение подписи двойное. Во-первых, она придает официальному письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность автора послания.

Постскриптум (от лат. post scriptum — «после написанного») — необязательный, но все-таки постоянный элемент структуры письма. Постскриптум (P. S.) представляет собой краткую (не более трех-четырех строк) приписку к тексту письма, помещенную после подписи. Необходимость в постскриптуме возникает, если:

— адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст письма;

— основной текст письма отчасти утратил актуальность в связи с изменениями, произошедшими в период с момента подписания до момента отправки;

— требуется еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в основной текст письма.

Постскриптум состоит из сокращения-заголовка «P. S.», «Post-scriptum» или «Постскриптум», дополнения (приписки) к основному тексту письма и подписи (сигнатуры автора без указания должности и расшифровки). Располагается он на один-два интервала ниже подписи, на одном листе с ней. В необходимых случаях допускается дополнять подпись к постскриптуму датой и временем оформления приписки.

Набросок готов? Практически да.

Остается только подумать, не нужно ли сопроводить текст письма приложениями? Нежелательно, чтобы приложений было очень много. Это затруднит восприятие текста письма. По возможности содержание некоторых приложений включите в основной текст.

Смысловые части текста письма излагаются с красной строки.

Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем.

Сколько раз вы видели, как работник «в сердцах» бросает свое заявление об уходе на стол руководителю, о чем впоследствии сильно сожалеет и. передумывает увольняться. Точно так обстоит дело и с письмами. Специалисты не рекомендуют писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании.

Подбирайте выражения! Немного о стиле письма

Когда вы определились с главной мыслью письма, подобрали аргументы, доводы, обоснования, факты и расставили их в соответствии с задуманной структурой документа, подумайте, в каких словах и речевых оборотах вы донесете текст документа до читателя.

Не меньшее значение для надлежащего восприятия письма имеет и стиль его изложения. Деловые письма следует писать особым стилем, известным ныне как служебно-деловой (официально-деловой), представляющим собой функциональную разновидность русского языка и предназначенным для использования в процессе управления организацией, в т. ч. посредством письменной служебно-деловой коммуникации (переписки). Специфическими чертами данного стиля являются:

— тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

— исключительно нейтральный тон изложения письма;

— точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания письма;

— лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Исходя из специфики стиля, при подготовке содержания делового письма рекомендуется:

— излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, которые не должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые;

— употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании;

— отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении: подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

— не применять устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты; избегать включения в текст профессионального жаргона и т. п.;

— отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения.

Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения, поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было просто и доходчиво воспринимать посторонним людям. Забудьте о том, в какой манере вы пишете друзьям в сообщениях в социальных сетях. Текст делового письма не должен напоминать выдержку из чата, даже если у вас хорошие, дружеские отношения с получателем письма.

Если же ответить письмом было поручением директора, то в этом случае текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании, или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.

Важная задача — написание вводного обращения. Что лучше: «Уважаемый Иван Иванович» или «Глубокоуважаемый Иван Иванович»? А может так — «Уважаемый г-н Иванов»? Есть сомнения — посоветуйтесь с коллегами. Имейте в виду, что написанное по сути верно деловое письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

В официальных письмах имя (и отчество) адресата обычно опускается, остается только фамилия: «Уважаемый г-н Иванов!».

«Уважаемые господа» — при обращении к организации в целом.

«Уважаемый господин председатель (директор)» — при обращении к должностному лицу, фамилия которого автору письма неизвестна.

Можно начать и так: «Уважаемые коллеги».

В качестве заключительной формулы вежливости, предшествующей подписи, используются формулировки «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением» и т. п.

Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату и тесно взаимосвязано с ним.

Специфической особенностью обращения является использование в конце пунктуационного восклицательного знака, указывающего, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу автором придается особое значение.

Приведем несколько примеров лид-абзаца:

— «Спасибо за интерес, проявленный Вами к нашему объявлению о. «;

— «Благодарим Вас за своевременный ответ и предоставленную информацию. «;

— «Мы чрезвычайно признательны Вашей организации за эффективное содействие в. «.

В общем случае лид-абзац следует непосредственно за обращением к адресату и располагается на один интервал ниже последнего. Приведем в качестве примеров несколько наиболее типичных форм лид-абзаца (не содержащих формальной благодарности):

— «Обращаюсь к Вам в связи с. » (далее следует коротко указать причину письменного обращения);

— «Настоящим письмом сообщаем Вам о. » (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);

— «Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о. » (далее следует коротко указать, о чем именно автор намерен уведомить адресата);

— «Просим Вашего содействия (согласия, указания и т. п.) в (на, о). » (далее следует коротко указать, какое именно содействие требуется автору от адресата);

— «Подтверждаю, что в соответствии с. » (далее следует коротко указать, что конкретно подтверждает автор данным посланием);

— «Высылается (направляется, представляется и т. п.) ответ на Ваше обращение от. » (далее следует коротко указать, на какое именно обращение автором дается ответ адресату).

Таким образом, формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределена характером письма (инициативное письмо, письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-просьба, письмо-подтверждение, ответное письмо и т. п.).

В свою очередь, лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.

Длину предложений и абзацев следует по возможности ограничивать, поскольку в противном случае адресату потребуется затратить дополнительные усилия и время для изучения и восприятия текста письма.

Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма. Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:

— «С неизменным уважением. «;

— «С глубоким уважением. «;

— «С благодарностью и уважением. «;

— «С признательностью и уважением. «;

— «С уважением и пожеланиями всего наилучшего. «.

А формулировки вроде:

— «С пожеланиями всего наилучшего. «;

— «До скорой встречи. » используются не в деловой переписке, а в письмах частного характера.

В зависимости от того, на бланке какого вида оформлено письмо, подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.

Сокращенная форма предполагает указание собственно подписи и ее расшифровки в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания, например:

— «(подпись) И. И. Иванов»;

— «(подпись) М. М. Михайлова».

Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «Подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подписи автора письма и ее расшифровки в виде его инициалов и фамилии. Указанная форма применяется при оформлении письма на бланке (структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя). Приведем несколько вариантов полной формы подписи:

— «Генеральный директор (подпись) Я. Г. Яковлева»;

— «Начальник отдела (подпись) Л. В. Ли»;

— «Менеджер по персоналу (подпись) Н. Б. Николаев».

Переходим к оформлению

Составить образцовый текст документа еще не значит закончить работу с ним. Не менее важно, в какую «рамку» будет обличен ваш «творческий продукт».

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

Сроки подготовки письма

Сроки подготовки писем определяются по-разному:

— исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе). Так, если по требованию контрольно-надзорного органа, налоговой инспекции, внебюджетного фонда ответ надо дать в течение определенного промежутка времени, то и с ответом нельзя затягивать: лучше полностью подготовленный текст письма отправить на день раньше окончания срока (вдруг что-то с письмом будет не так). Так, при обращении в налоговый орган требуется организации-налогоплательщику проставлять в обязательном порядке ИНН. Без этой «мелочи» текст документа в канцелярию не примут;

— исходя из сроков, заявленных в законе. Так, если при решении вопроса о сокращении численности (штата) работников ТК РФ требует соблюдения двухмесячного срока предупреждения работника (ст. 180), то при вручении уведомления работнику вы обязаны строго вписаться в этот срок. Допустим, в письме вы ставите дату — 1 февраля 2013 г. Значит, согласно ст. 14 ТК РФ двухмесячный срок истечет 1 апреля 2013 г. А если вы датировали письмо 1 февраля 2013 г., а смогли вручить под роспись сотруднику документ только 3 февраля 2013 г., то и срок завершится уже 3 апреля 2013 г. Вот почему письма с «жесткими» датами надо готовить заблаговременно;

— если вы не ограничены сроками, установленными входящим письмом или законом, то все равно не нужно расслабляться: ведь сроки подготовки ответных писем могут быть определены локальными нормативными актами вашей организации: инструкцией по делопроизводству, графиком документооборота и др.

Написание отдельных видов писем

Письмо-просьба. Хотите узнать о прошлом кандидата, обратившись к его бывшему работодателю? Мы более чем уверены, что по телефону вы всей правды можете не узнать. Да и не всегда корректно вести подобные разговоры по телефону. Другое дело — написать письмо.

Письма-просьбы — едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему: в конце концов далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, например, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила.

Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «Прошу» — благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы своего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали по телефону).

Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее (хотя бы потому, что для этого существует особый вид писем — благодарственные). Благодаря заранее, вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Представьте, что по тем или иным не зависящим от него причинам получатель письма не в состоянии помочь вам (к примеру, бывший работодатель не захочет вам помочь, сославшись на конфиденциальность информации). Поэтому благодарить человека следует, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

Выше мы уже писали, что есть письма-просьбы и письма-запросы. В чем разница?

Письма-запросы предназначены (как следует из названия) для запрашивания соответствующей информации. Такие письма предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.

Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить. «, хотя будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от письма-просьбы здесь в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.

Ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к запросу. В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.

Письма-заказы. Требуется заказать трудовые книжки или литературу для кадровой работы? Воспользуйтесь письмом-заказом. Ведь функциональное назначение подобных писем — совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке).

Автору письма целесообразно предварить изложение намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) объяснением мотивов своих действий. С этой целью бывает достаточно сослаться на источник информации (материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию, сайт в Интернете и т. д.). Кроме того, как и в случае с письмом-запросом, допустимо сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа.

Если плата за заказанные товары производится не авансом, то поставщик может затребовать гарантийное письмо.

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих его интересы. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок, поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую. «. В других случаях гарантийное письмо может включать изложение причин готовности автора предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Своевременную и полную оплату гарантирую». Целесообразно также указать расчетно-платежные реквизиты, которые будут использоваться для произведения оплаты. Это особенно важно, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках. Ваш контрагент должен ясно себе представлять, через какой банк ждать оплату.

Поскольку по закону на предприятии два распорядителя финансовыми средствами — руководитель и главный бухгалтер, то особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (допустим, директора организации) подписи главного бухгалтера. В случае когда эти должностные лица не выполнили заявленных гарантий в срок, предприятие понесет дополнительные финансовые затраты: оплату простоя транспорта, пени, штрафы и др.

ТК РФ содержит целый перечень случаев, когда предприятие-работодатель обязано письменно проинформировать работников о предстоящих изменениях в их трудовой жизни: о дате начала отпуска (ст. 123), о возможности перевода на другую работу (ст. 74), о сокращении их должности (ст. 180) и др.

Чаще всего на практике информирование коллектива осуществляется в форме уведомления. Уведомление, содержащее объяснение мотивов автора (организации-отправителя) и отражающее предложения (пожелания или требования) последнего к адресату, изложенные в конкретной и ясной форме.

Через некоторое время после вручения работнику уведомления целесообразно вручить еще одну бумагу — напоминание.

Отличительными особенностями напоминания являются:

— ссылка на высланное ранее уведомление;

— более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;

— информирование о последствиях, которые могут быть применены к адресату, если напоминание так и не вызовет соответствующей реакции с его стороны.

Допустим, вы вручили работнику уведомление о предстоящем сокращении его должности и перечислили вакансии, которые он может занять. Если, по вашему мнению, работник слишком долго раздумывает над тем, в какой должности ему работать дальше после сокращения, вполне уместно сделать ему письменное напоминание.

Если же адресат не реагирует и на напоминание должным образом, то ему высылается предупреждение. В нем помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути содержится сообщение о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата определенные действия.

Собрали комплект документов для отправки в государственную инспекцию труда? Приложите к нему сопроводительное письмо. Составив такой документ, вы можете быть уверены в том, что вас не упрекнут в том, что какой-то документ не был представлен, т. к. сопроводительное письмо будет содержать подробный перечень передаваемых документов.

Сопроводительные письма содержат информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания, объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.

Как правило, сопроводительные письма начинают со слов «Направляю (высылаю). «. Перечень документов (материалов), прилагаемых к сопроводительному письму, содержит информацию об их названиях, количестве, объеме (количестве листов, страниц).

Поздравьте коллег и партнеров с праздником, направив им письма-поздравления. Они по-прежнему весьма распространены в служебно-деловой переписке, поскольку далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить кого-либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова «Поздравляю. » («Поздравляем. «). Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ.

Диапазон применения писем-поздравлений весьма широк. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между автором и адресатом, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:

— день рождения адресата (в том числе дата основания организации-получателя);

— назначение на более престижную должность;

— присвоение почетного или специального звания (в т. ч. организации-получателю);

— награждение (в том числе организации-получателю);

— выдающиеся (заметные) достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);

— заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;

— годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая).

Праздник состоится у вас в офисе? Тогда готовимся рассылать письма-приглашения.

Письма-приглашения имеют цель пригласить адресата к участию в том или ином деловом (служебном) или торжественном (памятном) мероприятии.

Обычно текст приглашения начинается со слова «Приглашаем (приглашаю). «. Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму) и всегда носит персональный характер. Из содержания приглашения адресат должен уяснить, когда, куда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях — и какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия (например, выступления на ту или иную тему).

Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить участие в мероприятии.

Менеджеру по персоналу неизменно приходится составлять обращения не только позитивного характера, но и письма негативного содержания. Это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении предприятием займа сотруднику, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п. Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания.

Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания.

Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при этом абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата.

Целесообразно начинать подобные письма с выражения сожаления об отказе, например: «Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам о том, что. «. Следует также дать понять адресату, что решение об отказе далось вам не без труда и продиктовано исключительно деловыми соображениями. В заключение надо ободрить адресата, например выразить уверенность, что его опыт вызовет интерес у другого работодателя.

Если работник не совершил ничего предосудительного, то уведомление об увольнении в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за работу и оценку его заслуг. Также подчеркните в тексте, что решение об увольнении — вынужденная мера, вызванная внешними обстоятельствами.

Если вы обращаетесь в какие-либо инстанции по личным мотивам, не выступая от имени предприятия, то все равно автор должен быть максимально идентифицирован. Ни один государственный либо муниципальный орган не возьмется отвечать на анонимку: автор должен указать свои фамилию, имя, отчество; паспортные данные и место проживания, иногда и дополнительные данные: дату и место рождения, СНИЛС и др.

Письма для обращения в различные инстанции по мотивам личного характера содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действиями или бездействием организации — получателя письма. Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры жилищно-коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Содержание таких писем подчинено двум целям: проинформировать о чем-либо адресата и побудить его к определенным действиям. Начинать письмо следует с краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать — выражением просьбы или требования (если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения). В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативных правовых актов, подтверждающих законность просьбы (требования) автора.

Мнение эксперта. Письма пишем каждый день. Научиться самому и научить команду

Саша Карепина, бизнес-тренер

Успех нашего бизнеса нередко зависит от качества текстов, которые нам приходится писать каждый день. Коммерческие предложения, продающие письма, письма клиентам и деловым партнерам — все это влияет на наш имидж, на то, как нас будут воспринимать. Как же добиться, чтобы все, с кем мы ведем бизнес-переписку, получали от нас профессиональные, качественные тексты?

Путь 1. Прочесть много текстов, написать еще больше и в конце концов научиться.

Этот путь приходит в голову сам собой. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернете и в печати, учились именно так. И как, нравится вам то, что они пишут? Скорее всего, нет. Почему? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы. Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать. Какие аргументы приводить.

Путь 2. Изучить толковую книгу по написанию деловых текстов — и практиковаться.

В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Но найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Но, допустим, книга нашлась. Получите ли вы результат, если изучите приемы по книге и будете их применять? Издаются самоучители по языкам, кулинарии, игре на музыкальных инструментах, даже лыжам и йоге. Есть люди, которые учатся с помощью этих самоучителей. Но таких людей не так много.

Путь 3. Пройти обучение, а потом практиковаться самостоятельно.

Этот путь позволяет решить три описанные выше проблемы — инструктор и объяснит, и подскажет, и со стороны посмотрит. Вариантов организации такого обучения сегодня много: групповые тренинги или индивидуальные консультации, очные или заочные, с использованием компьютера и Интернет или традиционно, с бумагой и ручкой. Словом, выбор есть. Главное, на что важно обратить внимание — в варианте, который вы выберете, должна обязательно быть предусмотрена практика, причем лучше коллективная. Если вы практикуетесь в группе, то ваши тексты читают другие участники. Вы получаете возможность взглянуть на свое письмо со стороны, глазами читателя — а в реальной, рабочей переписке этого как раз не хватает.

Путь 4. Разработать библиотеку образцов писем — и использовать ее.

Образцы — это своего рода эталонные письма, такие, где в нужном порядке использованы все приемы, все ходы.

Ваши люди постоянно составляют коммерческие предложения? Можно разработать для них образцовое предложение. Вашим людям часто приходится писать отказы? Можно подготовить образцовый отказ — или претензию, жалобу, извинение. Когда образец понадобится, сотрудник сможет сравнить его со своей реальной ситуацией, взять из текста то, что к этой ситуации подходит, заменить факты реальными — и получит текст гарантированного качества.

1. Васильев М. В. Деловое письмо // Налоговый вестник. 2011.

2. Митрофанова В. В. Как придать юридическую силу внутренней переписке // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2007. N 5.

3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие. М.: Проспект, 2009.

ООО «Производственная фирма «Ремстройсервис»

Продающее письмо или «Фишки убедительности»

Статья предлагает инструмент для написания убеждающих, «продающих» писем и содержит наглядные практические иллюстрации. Как вызвать доверие, убедить и при этом не тратить на написание письма огромное количество времени,? Для этого важно овладеть инструментом: знать структуру письма и владеть стилем. Этот стиль создают приемы, названные автором статьи, «фишками». Узнайте о них – и повысьте успешность вашей деловой переписки!

Продающее письмо или «Фишки убедительности»

Деловое предложение в формате электронного письма является неотъемлемой частью работы любого специалиста, взаимодействующего с клиентами и занимающегося продажей товаров или услуг. И в этом смысле любое письмо, перед которым стоит задача заинтересовать адресата, можно назвать продающим. И как же хочется всякий раз, когда отправляешь такое письмо клиенту, быть уверенным, что оно привлечет внимание, вызовет симпатию, пробудит интерес к сотрудничеству или приведет к покупке, словом «сработает». И сколько порою уходит времени и сил на то, чтобы такое продающее письмо написать! Между тем, делать это можно достаточно быстро и эффективно, если понимать технологию письма и владеть соответствующим инструментом по рассылке. Именно об этом – об инструментах написания продающего письма (в широком понимании этого слова) и пойдет сейчас речь.

Что необходимо для того, чтобы написать убедительное, продающее письмо?

  • Во-первых, надо предельно четко осознавать цель письма.
  • Во-вторых, иметь набор соответствующих инструментов и уметь ими пользоваться.

С первым вопросом — о цели письма — все не очень сложно.

Для того чтобы написать успешное убедительное послание, необходимо знать правила делового письма, а также постоянно помнить следующее.

Цель письма продажи — не просто сообщить информацию, но подобрать, выстроить и подать ее таким образом, чтобы при чтении сформировать у клиента интерес и желание откликнуться на письмо, продолжить диалог.

Для того чтобы вам, уважаемый читатель, стали видны ошибки, которые мы допускаем на этапе определения цели письма, предлагаю вашему вниманию два письма. Это письма из моей деловой почты (по понятым причинам, с изменением имен авторов и названия компаний). Оба письма написаны в похожей ситуации: авторы писем приглашают меня к сотрудничеству и пишут свои письма после предварительного телефонного разговора, в котором я сказала: «Да, это может быть интересным. Но мне нужна дополнительная информация. Пришлите ее, пожалуйста». Перед вами – письма, которые я получила.

Я уверена, что по прочтении их, вы, уважаемый читатель, без труда ответите на вопрос: какое из писем преследует цель «дать информацию». А какое — не только дать информацию, но еще и убедить, вызвать интерес и желание откликнуться?

Вариант 1

Дата: 31 ноября 2010

От: Галина Попова

Кому: Тамаре Воротынцевой

Тема: Информация по статьям

Меня зовут Галина Попова (журнал «Бизнес-эксперт»). В продолжение телефонного разговора высылаю темы, по которым мы предлагаем нам было бы интересно получить материалы для публикации в нашем издании, требования к материалам и условия.

Тема «Современное деловое общение».

— Деловая этика в пространстве интернет-переписки. Насколько она нужна для успешного ведения бизнеса?

— Деловая переписка по электронной почте в компании. Статус и правила.

— Деловая переписка. Язык. Использование сленга или сокращений.

— Кросс-культурные особенности в деловой переписке при помощи социальных сетей

Требования к объему, формату статей и информацию об условиях Вы найдете в приложенном файле. Насколько Вам интересно данное предложение? Жду Вашего ответа.

Вариант 2

Дата: 2 Марта 2011

От: Виктор Иванов

Кому: Тамаре Воротынцевой

Тема: Тамаре Воротынцевой от издания «Новости для вузов»

Тамара, добрый день!

Это Виктор Иванов. Я звонил и предлагал Вам выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Новости для вузов». Спасибо Вам за состоявшийся разговор и за предварительное согласие ознакомиться с моим предложением более подробно!

Темы, по которым нам и нашим читателям было бы интересно узнать Ваше экспертное мнение, это:

«Вписание выпускников в корпоративную культуру».

«Карьерный старт выпускника».

Во вложении Вы найдете подробную информацию о темах публикаций, сроках предоставления материалов, требованиях к объему и формату материалов.

Тамара, для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным.

Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников ваших тренингов.

Наш журнал имеет внушительную аудиторию (подписной тираж 30 тыс. экз.). Электронная версия журнала (www.VUZ…) имеет 2200 подписчиков. Ежедневная посещаемость сайта журнала — 7000 пользователей. Поверьте, это очень хороший ресурс для продвижения ваших программ. Наша аудитория — это выпускники, а также молодежь в возрасте от 18 до 25 лет. По отзывам экспертов, уже сотрудничающих с нами (ниже я перечисляю имена), наше взаимодействие дает хороший имиджевый эффект и повышает степень интереса аудитории к именам и программам экспертов.

Уверен, что Вы по достоинству оцените тот факт, что в качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду сотрудничающих с нами серьезных профессионалов.

И, наконец, еще один довод в пользу нашего сотрудничества. Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым из наших партнеров) размещать на нашем сайте рекламу программ вашей тренинговой компании. Это позволит вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о ваших программах большему числу потенциальных клиентов.

Образцы размещений рекламы можно посмотреть здесь: www.VUZ…)

Мне очень бы хотелось, чтобы наше предложение нашло у Вас отклик. Буду признателен, если получу Ваш ответ в ближайшие 2–3 дня. И далее я мог бы сообщать более детально о сроках предоставления материалов и требованиях к их формату.

Я уверена, что вы без особого труда увидели, что при сходстве писем второе письмо не ограничивается одним только предоставлением информации. И если адресат находится в состоянии сомнения и нерешительности, т.е. еще не принял окончательное решение о сотрудничестве, второе письмо явно будет выигрывать по силе убеждения и воздействия.

За счет чего? Давайте разберемся.

Сравнивая письма, мы увидим различие в их объеме, содержании, лексике, стиле, характере.

Все это в общем можно свести к двум крупным различиям:

  1. В содержании основной части письма.
  2. В форме и стиле подачи информации.

Содержание и порядок его подачи в продающем письме

Как показывает практика, для того чтобы письмо звучало убедительно для вашего адресата и вызывало интерес, в нем обязательно должны быть три смысловых компонента:

  1. Четкое сообщение о том, что вы предлагаете.
  2. Информация о том, какую пользу получит адресат/клиент от вашего предложения (какие проблемы сможет решить, какие возможности получит).
  3. Аргументы в доказательство ключевых положений вашего письма.

Посмотрите, именно эти компоненты придают смысловой весомости второму письму.

Реализация смысловых компонентов в письме:

«Выступить в качестве эксперта для нашего журнала».

2.Какую пользу получит адресат?

«Вы сможете приобретать в лице наших читателей потенциальных участников ваших тренингов.

Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым из наших партнеров) размещать на нашем сайте рекламу программ вашей тренинговой компании.

Это позволит вам экономить ваш рекламный бюджет и рассказывать о ваших программах большему числу ваших потенциальных клиентов».

  1. Аргументы
  • Подписной тираж.
  • Ежедневная посещаемость сайта.
  • Целевая аудитория.
  • Авторы, уже сотрудничающие с изданием.

Для того чтобы аргументы и другие положения вашего письма хорошо воспринимались адресатом, обратите внимание на следующее.

Практика успешных случаев утверждает, что при подаче тезисов и аргументов обязательно следует учитывать их количество и последовательность расположения.

  • Количество аргументов должно быть не менее трех, но не более пяти. Шестой аргумент «ЗА» может стать первым аргументом «ПРОТИВ».
  • Предпочтительная последовательность расположения аргументов должна учитывать особенности восприятия человеком информации.

Замечено, что человек обычно сосредотачивается на фактах, которые были в начале и в конце сообщения (Вспомните, именно эту особенность человеческого внимания использовал в целях личной безопасности Штирлиц, заходя к Рольфу за сведениями относительно русской радистки). Поэтому убеждающие аргументы в письме лучше располагать так:

Наряду с содержанием письма на силу и степень убедительности влияет также форма, или стиль письма.

Если мы еще раз посмотрим на второе, продающее письмо и попробуем выделить особенности формы, в которой подается информация, то без труда заметим, что в письме активно используются элементы, которые можно назвать «фишками» (по причине их разнородности и определенной несамостоятельности):

  • цифры, имена, конкретные ссылки;
  • повышенное внимание к личности адресата (неоднократное обращение по имени, указание на исключительность адресата);
  • доверительный стиль (выражение личного мнения; использование слов «я», «мы» вместо «наша компания»; употребление эмоционально-окрашенной, эмоционально-позитивной лексики);
  • информация об имеющемся позитивном опыте.

Эти моменты не обладают самостоятельной значимостью. Но благодаря их использованию возникает особое звучание письма, заметно повышающее силу воздействия.

«Фишки», повышающие убедительность

Фишка первая. Внимание к личности адресата

  • Персональное обращение
  • Указание на исключительность адресата.

Это аксиома: любое деловое, коммерческое письмо, начинающееся с персонального обращения, звучит более выигрышно, чем письмо без персонального обращения!

Повторное обращение к адресату по имени в тексте письма активизирует внимание и влияет на лояльность адресата.

Указание на исключительность адресата

Указывая в письме на исключительность адресата, мы демонстрируем нашу осведомленность, внимание и интерес к нему. И этим косвенно влияем на степень лояльности и доверия к нам и нашему предложению.

Проявляйте искренне внимание к вашему адресату, транслируйте вашу заинтересованность в нем и осведомленность о его деловых интересах!

Фишка вторая. Конкретика

Информация по конкретной ситуации:

  • даты;
  • имена;
  • цифры;
  • точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.)

Любое деловое предложение, содержащее конкретную информацию, звучит более убедительно, чем письмо с общими описаниями и фразами.

  • в течение 1 часа наш оператор связывается с вами для уточнения времени выезда специалиста;
  • по прибытии к вам специалист осуществляет заправку картриджа в течение 20–30 минут;
  • оплата производится после осуществления работ любым удобным для вас вариантов. Оперативность — наше главное преимущество!

Обязательно используйте конкретную информацию в вашем письме — этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению!

Фишка третья. Стиль письма

  • Первое лицо (я, мы).
  • Действительный залог.
  • Позитивная и эмоционально-окрашенная лексика.

Первое лицо (я, мы)

Письмо — деловое предложение, написанное от первого лица (я, мы), звучит более доверительно и эмоционально, чем письмо, написанное «компанией».

Прежде чем проиллюстрировать влияние действительного залога на степень выразительности делового предложения, поясню: речь идет о глаголах. В русском языке у глагола есть две формы залога:

  1. Действительный (или активный).
  2. Страдательный (пассивный).

Об одном и том же действии можно написать по-разному.

Действительный (активный) залог

Страдательный (пассивный) залог

Страдательный залог придает тексту более официальный, дистанцированный, обезличенный характер. И поэтому чаще используется в переписке, где важно соблюдать формализованный, официальный стиль общения.

Действительный залог обладает большей живостью, динамикой и конкретикой. Он придает деловой информации некий доверительный оттенок и косвенно влияет на выразительность письма.

Действительный (активный) залог

Страдательный (пассивный) залог

Позитивная и эмоционально-окрашенная лексика

Деловая переписка априори предполагает оперирование безэмоциональной, «сухой» фактической информацией. И поэтому дозированное использование позитивной и эмоционально-окрашенной лексики может стать дополнительным инструментом работы с вниманием адресата, его эмоциями и степенью интереса к нашей информации.

При этом следует иметь в виду, что эмоции и чувства в деловом письме не должны превалировать над главным содержанием письма. Это должны быть уместные, дозированные «вкрапления»

Информация без эмоций

Эмоционально-окрашенная информация

Фишка четвертая. Экспертное мнение, экспертный совет

Большинство людей, находясь в ситуации выбора, склонны прислушиваться к мнению экспертов: мнение знающего и опытного человека придает уверенности, служит своего рода гарантией надежности и правильного решения. Используйте в своих деловых предложениях варианты фраз, приведенных ниже:

Варианты фраз – выражающих экспертное мнение:

«Как человек, не первый год работающий в этой сфере, с уверенностью могу вам порекомендовать именно этот вид …»

«По опыту работы с этой программой могу сказать, что это один из лучших…»

«Накопленный за эти годы опыт позволяет нам с уверенностью гарантировать вам…» и т.д.

Внимание! Используя этот сильный инструмент, будьте правдивы!

Фишка пятая. Указание на имеющийся позитивный опыт

Достаточно часто, находясь в ситуации выбора, клиент нуждается в информации о том, что кто-то такой выбор уже делал и получил хорошие результаты. Это также следует учитывать и применять в своих деловых предложениях.

Посмотрите на варианты использования этого приема в отрывках из писем.

Говорите в письмах об опыте вашего успешного сотрудничества, о положительных результатах применения вашего продукта/услуги/сервиса. Этим вы повысите степень доверия к вашему предложению.

Фразы типа «большое количество позитивных отзывов», «многолетняя практика» будут звучать убедительно, если к ним добавить конкретные цифры.

Фишка шестая. «Язык пользы»

Получая деловые предложения, любой адресат ищет в них прежде всего ответ на вопрос: «Какую пользу я от этого получу?» И чем быстрее получает такой ответ, тем лояльнее становится к восприятию дальнейшей информации.

Поэтому, если ваша цель — пригласить к сотрудничеству, или убедить в необходимости предпринять какие-то действия, или склонить к принятию определенного решения — используйте в письме «язык пользы».

«Для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным».

«Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников ваших тренингов».

«Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым нашим партнерам) размещать на нашем сайте рекламу программ вашей тренинговой компании. Это позволит вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о ваших программах большему числу ваших потенциальных клиентов».