Аванс на загранкомандировку в рублях

Рубрики Наша практика

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ь п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

  • работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ы ст. 168 ТК РФ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

  • работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет а подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай — если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , 2014, № 13, с. 76.

Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить их ст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие й п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн о ч. 2 ст. 168 ТК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов — они покрываются за счет суточны х п. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс я Письмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк е п. 3 ст. 217 НК РФ : в России — 700 руб., за рубежом — 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда — по российски м п. 18 Положения № 749; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо ´ ль ­ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛ Письма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ы Письмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть — после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Когда командировка уже идет к закату, работнику нужно побеспокоиться о том, чтобы все документы, подтверждающие расходы, были в наличии

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

  • работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
  • работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Особенности заграничных командировок

07.09.2017 14901 0 1

Для кого эта статья: для работодателей, которые направляют своих работников в командировку за границу.

Из статьи вы узнаете: об особенностях оформления, предоставления аванса и подтверждения расходов в случае заграничной командировки.

В случае направления работников в загранкомандировку предприятие придерживается норм Налогового кодекса, КЗоТ и локальных нормативных документов – колдоговора или положения о командировке.

Общий порядок оформления таких командировок, отражения и налогообложения расходов такой же, как и командировок по Украине. Для предприятий, которые финансируются из бюджета, обязательными для выполнения являются положения и постановления КМУ от 02.02.11 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» (далее – Постановление № 98) и Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59). Однако у загранкомандировок есть ряд особенностей, которые обязательно следует учесть работодателю.

Оформление заграничной командировки и выдача аванса

Направление работника в загранкомандировку, как и в командировку по Украине, осуществляется на основании приказа работодателя.

Такой приказ издается после утверждения задания с указанием в нем цели выезда, сроков и условий пребывания за границей, сметы расходов (для работников бюджетной сферы такой порядок закреплен в п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59). По составленной смете расходов на командировку предприятие определяет сумму аванса, которую следует выдать работнику.

На основании приказа работодатель обязан выдать аванс работнику в сумме суточных за время пребывания в командировке, стоимости проезда до места назначения и обратно и расходов для найма жилого помещения. Если расходы по приобретению билетов, бронированию и оплате проживания берет на себя работодатель, то аванс выдают в размере суточных.

Работникам предприятий, которые финансируются из бюджета, в случае командировки за границу аванс выдается в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 разд. ІІІ Инструкции № 59, письмо Миндоходов от 30.09.13 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). Хозрасчетные предприятия валюту аванса на командировку за границу должны определить самостоятельно внутренним документом (положением о служебных командировках или в приказе о командировке).

В письме Минфина от 21.05.14 г. № 31-07250-06-29/12181 указано, что работник, который едет в загранкомандировку, должен быть обеспечен авансом согласно смете расходов:

  • в гривнях – для осуществления расходов во время проезда по территории Украины;
  • в инвалюте – для осуществления необходимых расходов за границей.

Аванс может выдаваться наличностью или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Если работодатель выдает наличный аванс в иностранной валюте, то следует соблюдать условия, установленные Правилами использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденными постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200 (далее – Правила № 200).

Согласно п. 2.1 Правил № 200 резиденты – юридические лица и физлица-предприниматели и иностранные представительства имеют право использовать с текущих счетов наличную иностранную валюту для обеспечения расходов работников за границей, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за границей). Под расходами работников за границей в п. 1.3 Правил № 200 имеется в виду оплата разрешений на въезд (виз), суточных, расходов, связанных с наймом жилого помещения, транспортных и других расходов за границей.

Для получения в уполномоченном банке наличности в иностранной валюте на командировку согласно п. 2.2 Правил № 200 работодатель подает в банк:

  • заявление на выдачу наличности;
  • доверенность представителю на получение денег;
  • письмо-расчет, который содержит Ф. И. О. (при наличии) лиц, выезжающих за границу, и расчет расходов.

Если предприятие не имеет валютного счета, его следует открыть согласно Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 (далее – Инструкция № 492), и приобрести валюту на МВРУ.

Приобретение наличной иностранной валюты для выдачи аванса на командировку за границу в обменном пункте не допускается, поскольку является нарушением установленного порядка и условий торговли валютными ценностями на МВРУ. Полученную наличность в иностранной валюте перед выдачей ее командированному работнику предприятие должно оприходовать в кассе предприятия (см. ОИР, подкатегория 109.19).

Во время выдачи аванса наличностью оформляется расчетный кассовый ордер и делается соответствующая запись в кассовой книге.

Обратите внимание: согласно п. 8.14 Правил № 200 наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами – резидентами и иностранными представительствами из собственных текущих счетов в иностранной валюте, открытых в уполномоченных банках, используется исключительно на цели, на которые она получена.

Во время командировок за границу аванс на командировку может быть перечислен работникам предприятия как на корпоративные (валютные и гривневые), так и на личные платежные карточ-ки (п. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637). В таком случае полученные средства используются работниками предприятия по назначению без оприходования в кассе.

Денежные средства, перечисленные на корпоративную карту, находятся на текущем счете предприятия и не считаются выданными под отчет до того момента, пока владелец корпоративной карточки (доверенное лицо) не снимет их наличностью или не рассчитается за соответствующие услуги, определенные п. 8.3 Инструкции № 492.

Перечисление аванса на командировку на личную гривневую карту работника приравнивается к выдаче наличных денежных средств в национальной валюте под отчет с момента перечисления их из расчетного счета предприятия.

Документом, подтверждающим перечисление аванса, служит банковская выписка. Расходные операции пользователей платежных средств должны оформляться квитанциями платежного терминала, чеком банкомата, слипом или другими документами, которые необходимо прилагать к отчету об использовании средств.

Можно ли выдать работнику аванс для закупки ТМЦ в командировке за границей?

На такие цели предприятие не может выдать работнику аванс в валюте.

Расчеты между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота могут осуществляться только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (ст. 7 Декрета КМУ от 19.02.93 г. № 15-93 «О системе валютного регулирования и валютного контроля», далее – Декрет № 15-93).

Резиденты – субъекты предпринимательской деятельности могут использовать наличную иностранную валюту как средство платежа при осуществлении торговли и предоставлении услуг за пределами Украины (пп. 7.1 п. 7 Правил № 200):

  • на транспортных средствах, которые им принадлежат (арендованные, зафрахтованные или те, которые формируются в Украине), в случае осуществления международных пассажирских перевозок;
  • на международных выставках (ярмарках), которые проходят за границей, в случае реализации товаров.

Фактически приобретение ТМЦ для предприятия командированным за границу работником подпадает под расчеты «в пределах торгового оборота».

Поэтому работник, находясь в командировке за границей, не может покупать за наличные валютные средства ТМЦ для нужд предприятия.

Не удастся рассчитаться и безналичным способом, поскольку запрет содержит п. 8.3 Инструкции № 492, согласно которому средства с текущего счета в иностранной валюте юридического лица и физического лица – предпринимателя могут быть использованы с помощью электронного платежного средства исключительно для:

  • получения наличности за пределами Украины для оплаты расходов на командировку;
  • осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с расходами на командировку и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.

Суточные расходы

Суточные расходы для командировок за границу с 2017 года не могут превышать 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

В случае командировки за границу для определения суммы суточных достаточно:

  • приказа о командировке и соответствующих первичных документов – в случае командировки в безвизовую страну;
  • приказа о командировке и наличия документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или каких-либо других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии указанных подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика как дополнительное благо.

Обратите внимание: с 01.01.17 г. норма НК относительно обязательного наличия отметок Госпогранслужбы в загранпаспорте для определения суммы суточных изъята. Поэтому сейчас достаточно транспортных билетов, подтверждающих даты пересечения границы, или отметки в паспортном документе только иностранного государства. Ведь они являются доказательством пребывания работника в командировке за пределами Украины.

Если командированный работник, находясь в пути в государства, для въезда в которые не нужна виза (разрешение на въезд), или возвращаясь из таких стран, осуществляет пересадку на другое транспортное средство (далее – ТС) или останавливается в отеле (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение расходов на период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.

Суточные расходы со дня последней пересадки на другое ТС (убытие из отеля, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины во время следования в командировку за границу и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в отеле, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу.

Порядок возмещения в таких случаях следует прописать в положении о служебных командировках.

Отчетность о командировке

Предприятие, которое командирует работника за границу, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте. Поэтому сумма излишне израсходованных средств (остатка средств свыше суммы, израсходованной согласно Отчету об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, которое их предоставило, в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс. Отчет составляется подотчетным лицом, получившим такие средства, в валюте государства, в которое командировался работник, или в свободно конвертируемой валюте (см. ОИР, подкатегория 109.19).

Если средства на загранкомандировку выдавались в нескольких валютах (например, в гривнях и евро), то сумму выданных средств отражают отдельно по каждой валюте (см. письмо Миндоходов от 30.09.13 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18, далее – Письмо № 12251). В авансовом отчете инвалютные расходы на командировку нужно фиксировать в валютах расходов и дублировать в гривнях по соответствующему курсу.

Обратите внимание: если работнику был выдан аванс в сумме, не достаточный для покрытия расходов в командировке за границей, то работнику-резиденту, который находился в командировке за границей, расходы собственных средств в иностранной валюте возмещаются согласно законодательству Украины в валюте Украины по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день выплаты указанных средств, а работнику-нерезиденту, по его желанию, – как в иностранной валюте, так и в валюте Украины (п. 2.5 Правил № 200).

Выплата указанных средств осуществляется до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.

Итак, возмещение расходов на командировку за границей при условии наличия подтверждающих документов осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на дату:

  • получения аванса – если фактические расходы работника в иностранной валюте соответствуют сумме полученного аванса;
  • погашения задолженности – если для окончательного расчета за командировку нужно выплатить дополнительные средства работнику (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса);
  • погашения задолженности работником – в случае наличия суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).

Отражение в бухучете операций в инвалюте

В бухгалтерском учете операции в инвалюте отражаются в валюте расчетов и платежей по каждой иностранной валюте отдельно (ч. 3 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», Письмо № 12251). В бухучете операция по выдаче аванса отражается по дебету субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расходы на загранкомандировку в бухучете отражают в гривнях:

  • по курсу НБУ на дату предоставления аванса, если фактические расходы в командировке не превышают сумму предоставленного аванса (п. 5–6 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»). Если в загранкомандировке рассчитываются корпоративной карточкой, то датой аванса будет считаться дата оплаты товаров/услуг, дата снятия инвалюты;
  • по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета – в части превышения фактических расходов над суммой аванса (п. 8 П(С)БУ 21);
  • по курсу НБУ по состоянию на день погашения задолженности – проводится во время окончательного расчета с выплатой дополнительных средств.

Определение курсовых разниц проводится только по монетарным статьям согласно П(С)БУ 21. В момент выдачи работнику валютного аванса у предприятия возникает дебиторская задолженность – немонетарная статья. Поэтому курсовые разницы не начисляются. Задолженность отражается по курсу НБУ на дату выдачи денежных средств. А в момент утверждения авансового отчета расходы, которые полностью покрываются выданным авансом, отражаются в бухучете по курсу НБУ на дату выдачи аванса (п. 6 П(С)БУ 21). Сумма перерасходов отражается по курсу на дату утверждения авансового отчета (п. 5 П(С)БУ 21).

Пока предприятие не рассчиталось с работником за командировку, у него учитывается кредиторская задолженность по монетарной статье баланса, по которой показывают курсовые разницы на дату баланса и на дату проведения расчетов (если курс НБУ менялся) (п. 8 П(С)БУ 21):

  • если курс НБУ вырос, расходы отражают по Дт 945 – Кт 372;
  • если курс снизился, доход отражают по Дт 372 – Кт 714.

По какому курсу отражать операцию в учете в случае обмена валюты: по курсу, указанному в документе об обмене валюты, или по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета?

После окончания командировки вместе с другими подтверждающими документами работник может представить документ, подтверждающий обмен валюты. В этом документе указывается курс обменной валюты. Например, работнику выдан аванс в долларах США, а он обменял их на евро для расчетов на территории страны евро-зоны.

Обратите внимание: обменять одну валюту на другую работник может только за пределами таможенной территории Украины (ст. 6 Декрета № 15-93).

Для бюджетных учреждений этот момент четко прописан в Инструкции № 59:

  • при отсутствии подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки перерасчет расходов, осуществленных в командировке, подтвержденных документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу НБУ на день утверждения авансового отчета (абзац второй п. 19 разд. ІІІ Инструкции № 59).
  • если подтверждающий документ об обмене валюты предоставлен, то сумму отражают по курсу валюты, указанному в этом документе.

Такой же порядок отражения может быть прописан и хозрасчетными предприятиями в положении о служебных командировках.

Выводы

В общем порядок направления работника в загранкомандировку и возмещения расходов аналогичен порядку, предусмотренному для командировок по Украине. Но отражение расходов имеет ряд особенностей, которые преимущественно касаются пересчета валюты в гривни на дату выплаты аванса, расходования средств и отражения в бухучете.

Загранкомандировка (заграничная командировка)

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Аванс на загранкомандировку

Если турфирма выдала работнику аванс на поездку в руб­лях, расходы на нее в целях налогообложения следует определять исходя из суммы, истраченной на покупку валюты, по курсу обмена. При этом курс определяется по справке о покупке валюты (письмо Минфина России от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347).

Валюта выдачи аванса
Согласно пункту 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октяб­ря 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках), командированному работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Если работник направляется в командировку за границу, важно определить, можно ли выдать аванс в иностранной валюте.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон о валютном контроле) валютные операции между резидентами запрещены, за исключением некоторых. В частности, операций при оплате (возмещении) расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы России (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона о валютном контроле).

Следовательно, при направлении работника в загранкомандировку турфирме следует выдать ему аванс, причем сделать это можно в иностранной валюте. И даже наличными, поскольку Закон о валютном контроле не содержит ограничений в данном отношении (письмо Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381, постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07).

Расчет суточных
Суточные, которые полагаются работнику за время командировки, рассчитываются в следующем порядке (п. 17 Положения о командировках):

– при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по России;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. >|При загранпоездках командировочное удостоверение не оформляется, за исключением случаев направления работника в страны – участники СНГ (Соглашение от 8 декабря 1991 года «О создании Содружества Независимых Государств»). Об этом говорится в пункте 15 Положения о командировках.| |В справке о покупке иностранной валюты должны быть указаны данные командированного работника (его Ф.И.О., паспортные даные). |

Аванс на загранкомандировку в рублях

Не секрет, что зарубежные командировки имеют ряд особенностей. Нередко работники бухгалтерской службы сталкиваются с вопросами, на которые трудно однозначно ответить. В частности, по какому курсу переводить валюту, которая была потрачена во время командировки, если аванс выдавался в гривнах?

Аванс на командировку

Напомним, обязанность предприятия предоставить командированному работнику аванс определена п. 4 р. І и п. 5 р. ІІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далееИнструкция № 59). То есть для предприятий, финансируемых полностью или частично за счет бюджетных средств, предусмотрено обязательное обеспечение авансом командированных работников в пределах суммы, выделенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы.

Для хозрасчетных предприятий такое обязательство нормативными документами не предусмотрено. Но в соответствии со ст. 121 Кодекса законов о труде, сотрудникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, определенных законодательством. То есть, аванс таки следует выдать и отразить это в Положении о командировках предприятия или в приказах о командировке.

Валюта аванса

В случае командировки за границу аванс выдается в национальной валюте государства, куда командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59). Об этом говорили, в частности, и специалисты Миндоходов в письме от 30.09.2013 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18. Хозрасчетные предприятия валюту аванса на загранкомандировку должны самостоятельно определить внутренним документом, например, Положением о командировке или непосредственно в приказе о командировке, учитывая, что действие Инструкции № 59 на них не распространяется.

Кстати, Минфин в письме от 21.05.2014 г. № 31-07250-06-29/12181 отметил, что работник, который едет в заграничную командировку, должен быть обеспечен авансом в соответствии со сметой расходов: в гривнах – для осуществления расходов во время проезда по территории Украины, в инвалюте – за границей.

Аванс может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Отметим, что нормативно-правовые акты прямо не запрещают выдавать аванс в гривнах для зарубежных командировок. Прямое требование о его предоставлении в инвалюте содержит только п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59, которая распространяется только на бюджетные учреждения и предприятия. Если внутренний документ предприятия предусматривает обязательность обеспечения инвалютным авансом, то предприятие должно получить наличные в инвалюте и выдать работнику, направляемому в командировку за границу. О нарушении в случае выдачи гривневого аванса на командировку за границу можно говорить, когда внутренними документами предприятия предусмотрена обязательная выдача аванса в валюте.

Составление авансового отчета

Согласно п. 5 П(С)БО 2, операции в иностранной валюте при первоначальном признании отражаются в гривнах путем пересчета суммы в иностранной валюте по валютному курсу на дату совершения операции (дату признания обязательств, расходов).

Итак, при составлении авансового отчета валюту следует перечислить в гривны по курсу Нацбанка на день его утверждения.

Если же средств не хватило на расходы, связанные с командировкой за границу, в т. ч. понесенные в валюте, работнику их возмещают после предоставления авансового отчета – в гривнах по официальному курсу нацвалюты к иностранной, установленном НБУ на день погашения задолженности.